¿Qué tipo permisos manejamos dentro de la herramienta?

Sobre una serie o aplicación

Athento permite asignar  permisos a un grupo de usuarios sobre una serie o aplicación.

Los tipos de permisos que maneja la herramienta son:

Tipo	Descripción
Lectura	Permite la visualización en modo de consulta de documentos pertenecientes a la serie y sus datos. Permite la descarga del archivo o documento. Permite realizar búsquedas de documentos en la serie mencionada. Permite compartir el documento vía email o por link público. Permite visualizar la información general de la serie Permite ver la configuración general de los tipos documentales de la serie. Permite acceder a los Insigths del producto y a los reportes predefinidos. Permite la creación de colas
Escritura	Incluye todos los permisos del rol anterior Permite borrar documentos en la serie Permite crear documentos en la serie Permite editar metadatos de un documento, así como el archivo o imagen adjunta. Permite hacer comentarios sobre el documento Permite validar, rechazar o extraer campos Permite validar un documento Permite crear relaciones entre documentos Permite bloquear o desbloquear documentos Permite añadir páginas a un documento Permite resetear el estado de procesamiento de un documento Permite generar un código QR para un documento Permite copiar un documento Permite generar un documento a partir de una plantilla Permite subir o borrar un documento de un repositorio externo (ECM o OneDrive por ejemplo) Permite ejecutar todas las operaciones de la serie sobre un documento, de forma individual o Complete Análisis. Permite clasificar un documento de forma manual o automática Permite crear carpetas Mover un documento de carpeta Permite importar documento de forma masiva a la serie
Administrador de serie	Incluye todos los permisos del perfil anterior. Permite añadir white y black words para la clasificación automática de documentos. Permite añadir un nuevo tipo documental Modificar la configuración básica de la serie (tipos permitidos, tamaño de ficheros permitido, preview por defecto, etc.) Permite configurar la ejecución de operaciones automáticas sobre la serie. Permite crear, activar y desactivar los formularios activos en la serie Permite activar el cálculo de estadísticas de serie Permite gestionar las integraciones de la serie (email, sftp, cmis) Añadir tareas programáticas sobre la serie Acceder a la papelera de documentos borrados de la serie Ejecutar algunas operaciones batch sobre la serie Modificar la configuración del tipo documental Modificar la configuración de un metadato Modificar los paneles que se muestran del documento Modificar la configuración de la generación del  QR Editar de forma masiva los documentos de una serie Crear y modificar el ciclo de vida de un documento Crear y modificar un template para la generación del documento.

 

Permisos del Administrador del Team

El administrador del team es una figura diseñada para gestionar todas las configuraciones de administración del team. Tienen estos privilegios, los usuarios que pertenezcan al grupo de administración del team.

También son administradores de team los creadores del mismo.

Un administrador de teams tiene todos los privilegios de un administrador de serie de todas las series que pertenezcan al team. Además puede:

• Ver el menú Usuarios, desde el que podrá crear usuarios, crear grupos, asignar grupos a usuarios y visceversa, asignar permisos. 
• Desactivar usuarios.
• Editar el nombre de team.
• Asignar un grupo de administradores al team.
• Cambiar el logo del team.
• Ver la pestaña de billing del team y su consumo
• Crear nuevos Teams
• Mover a un usuario de team

Permisos sobre carpetas

Para poder crear o editar carpetas, el usuario debe tener permiso de escritura sobre las series a la que pertenecen las carpetas.

Las carpetas creadas en una serie heredan de forma automática los permisos de la serie. Un usuario con permisos sobre la serie podrá ver las carpetas creadas en la serie salvo que los permisos no le hayan sido revocados en ellas.

Los permisos que pueden darse sobre una carpeta son:

Lectura	El usuario puede ver la carpeta y los documentos contenidos en la carpeta.
Escritura	El usuario podrá subir documentos a la carpeta
Administración	Cambiar el nombre de la carpeta Asignar permisos sobre la carpeta

Permisos sobre el ciclo de vida

• Todos los usuarios con permiso al menos de lectura sobre una serie, verán el ciclo de vida de los documentos en dicha serie.
• Para poder mover un documento a un estado del ciclo de vida, el usuario debe pertenecer al grupo autorizado para mover un documento a ese estado.

Permisos sobre las bandejas o colas

• Para poder ver una bandeja, ésta debe pertenecer a una serie del team activo del usuario.
• Para poder ver una bandeja, el usuario debe pertenecer al grupo asociado a la cola en el momento de su creación.